【意義】
オンライン秘書サービス利用規約は、サービス提供者が利用者のために電話受付、メール返信、記帳代行、顧客管理、冠婚葬祭の手配等のオンライン秘書サービスを行う場合に用いられる規約で申込方法、秘書業務の範囲、料金、退会、禁止行為、知的財産権の帰属等の項目が定められます。
オンライン秘書サービスは、仕事の完成を目的としたものではなく、業務を実施することが目的であるため、その法的性質は、準委任契約となります。
【オンライン秘書サービスの範囲】
オンライン秘書サービスの範囲については、例えば、次のような形で区分けされるの通例です。
<秘書関連>
電話受付
メール返信
冠婚葬祭の手配
<経理関連>
記帳代行
経費精算
請求書作成
<人事関連>
勤怠管理
面接官代行
<営業関連>
顧客管理
資料作成
【料金】
オンライン秘書サービスにおける料金については、「1か月当たりの利用制限時間を設定した上で金〇万円」と定める形が一般的であり、継続的なサービス利用を前提とした料金体系が採用されることが多いといえます。
なお、当月の利用時間が利用制限時間に満たない場合、その余った分の時間を翌月に繰り越せるか否かが問題となるため、その取扱いをオンライン秘書サービス利用規約で定めることが重要です。
【禁止行為】
利用者がサービス提供者に対して不必要に長時間の問い合わせを繰り返し、嫌がらせを行い、又は法令上認められていない行為を強要する等の可能性があるため、これらの行為を禁止行為として定めることが考えられます。
【知的財産権の帰属】
オンライン秘書サービスでは、サービス提供者が提案書等の資料を作成することがあり、それ自体に著作権等の知的財産権が生じる可能性があるため、オンライン秘書サービスの実施中に生じた知的財産権の帰属の取扱いについて定める必要があります。